Hội nghị khách hàng đóng một vai trò tối quan trọng để thiết lập nên mối quan hệ bền vững và sự thông hiểu cần thiết giữa doanh nghiệp và doanh nghiệp, giữa doanh nghiệp và khách hàng.

Đặc biệt là những doanh nghiệp tại các thành phố lớn thì tổ chức hội nghị khách hàng thành công hay không là một trong những nhân tố để đánh giá sự cạnh tranh trên thị trường, cũng như việc xây dựng thương hiệu của doanh nghiệp.

Để tổ chức chu đáo cho buổi hội nghị, doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau:
1. Chọn Chủ Đề Thích Hợp Để Tổ Chức Hội Nghị Khách Hàng
Khảo sát để tìm ra điều mà khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp quan tâm nhất  không bao giờ là thừa để giúp bạn có quyết định sáng suốt cho chủ đề của hội nghị.
Chủ đề được ví như linh hồn của sự kiện, nếu một chủ đề hấp dẫn nhưng lại thu hút đối tượng không phải là khách hàng mục tiêu của bạn thì hội nghị cũng sẽ không mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp. Sau khi cân nhắc rõ nội dung chủ đề, đừng quên đầu tư suy nghĩ cho một tên gọi ấn tượng hoặc thực tế nhất để khách hàng dễ dàng ghi nhớ  để  tiếp thu thông điệp của chương trình.
2. Dành Nhiều Thời Gian Để Thông Suốt Mọi Chi Tiết Với Diễn Giả/Người Phát Ngôn Hay Khách Mời
Sai sót thường gặp phải trong các buổi hội nghị khách hàng là việc kiểm soát thời gian kém. Diễn giả hay khách mời có thể mất nhiều thời gian cho những thông tin trao đổi ngoài dự kiến trong hội nghị. Nếu ban tổ chức không biết cách khéo léo kiểm soát thời lượng bằng việc chủ động kết luận lại thông tin vào thời điểm thích hợp,  hoặc ra hiệu cho diễn giả kết thúc vấn đề, thì hội nghị khách hàng rất có thể sẽ bị kéo dài quá giờ và gây mệt mỏi cho khách mời.
Tại TPHCM, nơi diễn ra hội nghị khách hàng với mật độ dày đặc, bạn lại cần biết  thêm cách chăm sóc cho diễn giả của chương trình bằng việc đưa đón, sắp xếp nơi lưu trú thuận tiện và đẳng cấp hay các nhà hàng phù hợp dành cho diễn giả.
Ngoài ra, thông tin về bản thân diễn giả cũng là một yếu tố không thể  thiếu  để bạn có thể công bố đến các khách hàng của mình nhân vật chính của hội nghị là ai. Điều này góp phần rất lớn làm nên tiếng nói của chương trình và thu hút sự quan tâm của khách hàng.
3. Tìm Kiếm Địa Điểm Tổ Chức Hội Nghị Khách Hàng Phù Hợp
Khi tổ chức hội nghị khách hàng, bạn có thể chọn khách sạn hoặc một số trung tâm hội nghị chuyên nghiệp để được tư vấn chu đáo nhất.  Nếu tổ chức tại khu vực trung tâm ở các thành phố lớn với số lượng khách trung bình khoảng 200 – 300 khách mời, bạn có thể chọn các khách sạn. Trong trường hợp hội nghị của bạn có quy mô lớn hơn, bạn nên tham khảo một số trung tâm hội nghị chuyên nghiệp.
Khi  chọn lựa địa điểm chuyên dụng để tổ chức hội nghị khách hàng, bạn sẽ không phải lo lắng về hệ thống âm thanh ánh sáng hay đội ngũ nhân viên. Cũng như bạn không cần quá lo lắng về ngân sách vì hội nghị trọn gói tại các trung tâm này  có nhiều mức giá khá linh động để thích ứng với từng quy mô doanh nghiệp.
4. Làm Checklist Các Vật Dụng Cần Có Trong Hội Nghị
Checklist sẽ giúp bạn kiểm soát tốt mọi thứ trong hội nghị từ khâu tổ chức, thi công set up đến kịch bản hội nghị, hãy hình dung toàn bộ sự việc như một đoạn phim trong đầu và liệt kê tất cả các hạng mục phải có: giấy tờ, bút viết, flip chart, micro dự phòng, dây nối từ các thiết bị như màn chiếu, laptop v.v……
Không chỉ bạn mà nhiều người trong nhóm cần xem và duyệt qua danh sách này để đảm bảo mọi công đoạn tổ chức hội nghị khách hàng đều được thông suốt.
5. Truyền Thông Cho Sự Kiện
Có ba yếu tố cần lưu ý khi truyền thông cho tổ chức hội nghị khách hàng: thời điểm truyền thông, cách thức truyền thông và kênh truyền thông hiệu quả.
Về thời điểm truyền thông cho hội nghị khách hàng, phù hợp nhất là 3 tuần đến một tháng trước khi diễn ra hội nghị. Nếu trễ hơn, như bạn đã biết, việc kiểm soát lượng khách sẽ khó khăn dẫn đến nhiều bất cập về ngân sách hoặc sơ sót trong chuẩn bị. Nếu sớm hơn cũng không hẳn đã tốt vì có thể khách hàng cảm thấy thời gian còn quá xa nên chưa đăng ký, sau đó có thể quên không đăng ký nữa.
Về cách thức truyền thông, tuỳ vào đối tượng khách mời, nếu khách hàng của bạn là các đối tượng như chủ doanh nghiệp hay quản lý cấp cao, bạn nên phối hợp gửi email, thư mời và cả gọi điện trực tiếp mời tham dự.
Một số kênh truyền thông hội nghị khách hàng hiệu quả: mass mailling, báo chí, diễn đàn, mạng xã hội, các trang web chuyên đăng về hội nghị - hội thảo.

Trong tổ chức sự kiện, nhân sự là một yếu tố quyết định thành công hay thất bại của sự kiện đó. Hãy cùng Event Channel tìm hiểu xem trong tổ chức sự kiện người ta phân công và sắp xếp nhân sự như thế nào.

Mô hình chung nhất cho các cấp bậc của nhóm tổ chức sự kiện sẽ là:

A. Quản lý (Event Manager/Event Planner)
Người này sẽ chịu trách nhiệm lập kế hoạch và quản lý toàn bộ sự kiện, từ viết kế hoạch cho đến các hạng mục sản xuất, các hạng mục thuê mướn và quản lý rủi ro, phân công nhân sự và những vấn đề sau event.

B. Giám sát (Event leader/ Event supervisor)
Sẽ quản lý theo từng hạng mục trong event, ví dụ điều phối tiệc, quản lý PGs, quản lý celebrity (người nổi tiếng), phụ trách truyền thông,... - đối với những công ty có quy mô nhỏ thì sẽ bỏ qua cấp bậc nhân sự này mà phân công trực tiếp cho event executive.

C. Event leader/ Project manager
Người sẽ thực hiện theo kế hoạch và điều phối chương trình, thuê mướn địa điểm, thuê mướn, thỏa thuận với các suppliers về âm thanh ánh sáng, về sản xuất,…

D. Nhân viên (Event executive)
Là người thực hiện các công việc theo sự phân công của Event Manager

E. Cộng tác viên/Tình nguyện viên (Helper/Volunteer )
Là những người được thuê để làm thời vụ theo dự án, hỗ trợ thực hiện những công việc không đòi hỏi nhiều kỹ năng lắm.

Tuy nhiên, tùy theo tầm cỡ của từng sự kiện, nhân sự tham gia thường có sự khác biệt. Có thể chỉ cần một hay người cho những sự kiện nhỏ (tiệc gia đình, sinh nhật, hội thảo…) hoặc vài ngàn người như các sự kiện mang tầm quốc tế, quốc gia (Thế vận hội Olympics, Lễ hội bia Oktoberfet (Đức), Tour de France…

Đối với những công ty chuyên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, chức năng, nhiệm vụ của từng lĩnh vực được phân rõ và chuyên nghiệp theo 3 loại:

Mặc dù vậy, những vị trí cơ bản nhất của nghề tổ chức sự kiện vẫn là:

Quản lý (Event Manager/Planner) với trách nhiệm chính là lên kế hoạch và sản xuất toàn bộ sự kiện; quản lý sản xuất và nguồn lực; tính toán, chuẩn bị và thực hiện kế hoạch kiểm soát khủng hoảng.

Tiếp đến là Điều phối viên (Coordinator) chịu trách nhiệm kiểm soát toàn bộ sự kiện và đảm bảo việc điều hành có hiệu quả và chất lượng tốt nhất.

Hỗ trợ cho sự kiện thành công không thể không kể đến các bộ phận:

Trong đó bộ phận Khách hàng có trách nhiệm chăm sóc mạng lưới khách hàng trước – trong và sau sự kiện; duy trì database của nhà cung cấp dịch vụ, khách mời, nhà tổ chức, nhà tài trợ, đối tác, khách hàng, khán giả mục tiêu, giới truyền thông, các cơ quan của Chính phủ; quản lý thông tin từ nhiều nguồn khác nhau. Ngoài ra, bộ phận này cũng đảm trách việc nghiên cứu thị trường; tìm khách hàng mới; tăng doanh thu của công ty thông qua các hoạt động quảng bá, tài trợ…

Khi nhận được yêu cầu, bộ phận Sáng tạo sẽ lên ý tưởng, cách thực thực hiện và cùng với các bộ phận khác đi đến giải pháp tối ưu nhất, phù hợp với mong muốn của đơn hàng.

Lúc này, bên Sản xuất –  Kỹ thuật có nhiệm vụ đưa ý tưởng thành hiện thực; tháo dỡ, lắp đặt hoặc giám sát cơ sở vật chất cho toàn bộ sự kiện (hệ thống âm thanh ánh sáng, sân khấu, hiệu ứng đặc biệt, điện nước, đường viễn thông…)

Nhiệm vụ của bộ phận Hậu cần là tổ chức, lập kế hoạch và triển khai các nguồn lực để một sự kiện diễn ra và kết thúc một cách hiệu quả. Bộ phận này chịu trách nhiệm vận chuyển đồ vật tới điểm sử dụng; liên hệ giấy phép và các thủ tục hành chính khác; chuẩn bị kho vận và bảo hiểm hàng hóa; đảm bảo an ninh an toàn cho toàn bộ người tham dự…

Hỗ trợ các vị trí trên của nghề tổ chức sự kiện còn có bộ phận ăn uống, trang trí (hoa, bóng…); bộ phận nhân sự; bộ phận tài chính kế toán (theo dõi hợp đồng, đảm bảo doanh thu, giám sát đầu ra – vào với các bên liên quan...).

Tổ chức sự kiện là một ngành năng động, tổng hợp cần sự kết hợp của nhiều yếu tố liên quan. Chỉ có sự phối hợp, hoạt động ăn ý và chia sẻ thì người làm sự kiện mới có được bức tranh ghép hình hoàn chỉnh. Vì vậy, nếu có điều kiện và cơ hội, các bạn nên tranh thủ đảm nhiệm nhiều vị trí khác nhau trong ngành. Điều này giúp các bạn hiểu được bản chất công việc đang làm, có sự đồng cảm với nhân viên khác trong công ty để mang lại kết quả như mong đợi.

Sau khi kết thúc chương trình tặng hoa và quà cho khách mời tham dự.

Để làm nên buổi tổ chức hội nghị thành công thì doanh nghiệp cần phải đầu tư rất nhiều về công sức, thời gian.

Để giúp bạn tiết kiệm hơn thì bạn nên nhờ đến sự giúp đỡ của một đơn vị tổ chức chương trình hội nghị khách hàng trọn gói, chuyên nghiệp và uy tín, hãy liên hệ với Citranco Travel. Chúng tôi sẽ giúp bạn làm tốt nhất theo chi phí bạn mong muốn.